一、预报及申报流程

1、预报

重大国际会议，通过“国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）”填报“国际会议预报表”，学校于每年9月底上报教育部。

2、申报审批

一般性国际会议不再预报，可直接申报。

线下会议需至少提前四个月申报，线上会议需至少提前一个月申报。距会议举办时间不足3个月无法在“国际会议报批平台”填报会议申请。

1）由会议负责人（或联系人）登录“国际会议报批平台”提交申报材料；

2）经国际合作部初审通过后，下载打印《北京大学举办国际学术会议申报表》，经系主管外事领导及保密负责人审核加盖单位公章，送交相关业务主管部门会签后报送国际合作部；

3）申报材料经国际合作部、校领导审核批准后，由学校正式发文，在首次对外通知前3—4个月上报教育部审批。获教育部批准后，方可启动各项会议程序。

注：在线填写申报材料且初审通过后，请及时报送纸质申报材料，以便履行校内审批流程。

注：为使会议得到顺利批复，请参考《在华举办国际会议申办指南》。会议获得批准后不得随意改变会议的名称、主题、规模、举办时间和地点等。如确需更改，须在原定会议举办时间前1个月向国际合作部提出申请，经学校同意后上报教育部审批。

3、签证

会议经教育部批复后，国际合作部协助主办单位为外籍与会人员办理来华签证手续。可通过校园门户（网址：https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/index）填写参会人信息，并将《在华举办国际学术会议邀请外国人来华名单汇表》发送至gjhy@pku.edu.cn，转呈主管校长审批后出具《被授权单位邀请函》。

 

二、会议总结

在会议举办后2个月以内，登录“国际会议报批平台”，填报会议基本情况及学术总结。