一、出访申报
1、申报时间
（1）教师因公出访原则上建议提前1个月以上申报，如需办理因公护照及签证，提前2个月以上申报；
（2）若遇紧急出访，提交出访申请时距出访日不足5个工作日(至少2个工作日以上)，为确保审批完成后方可出访，需进行线下加急纸质审批；
（3）根据北京市因公赴台审批流程，因公赴台人员（仅限大陆籍人士）须在行前45天将申报材料报送至港澳台办公室，赴台申请需自行打印赴台备案表，完成备案表中“人员派出单位”审批后提交纸质版至港澳台办公室。
2、申报流程
（1）准备出访材料。因公临时出国人员须凭有效邀请材料申报出访，学校认可的邀请材料有：邀请函、有关部门的正式公函或其它材料。
邀请函：需具备前往国家（地区）、出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，并有邀请人签名，打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；邀请函若非中文或英文，需提供翻译件；如涉及多个行程及不同邀请单位，需分别上传各单位邀请函；根据办理签证的要求，日本邀请函为“三书”或“在留资格证”。
有关部门的正式公函：外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件。
其它材料：如有学校临时决定的重大活动等因公临时出国任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料。
（2）提交申报信息。登录个人门户—出入境业务—新申请，依次填写个人出访信息；
注：如需新办因公护照，出访香港、澳门及海外国家时请在申报表本次出访持用证照栏中勾选“新办因公护照出访”；如出访台湾时请勾选“新办台湾通行证”；
出访事由：因公临时出访需有明确的公务目的和实质性内容，出访单位与出访目的必须与出访人员身份一致；
出访日期：指出发和返回的出入境日期，可能与邀请信日期不一致，具体以出访国家（地区）为准，基本遵循“前1后2”的原则，如邀请函时间为2025年7月15日-20日，实际填报时间可为7月14日-7月22日。
经费类型：北京大学科研经费支付、北京大学基金会支付、邀请方支付、双方共同支付、自费等。如经费支付为“双方共同支付”，需在备注栏说明北京大学需支付的类别、金额和天数等明细内容。
3、审核批复
正常情况下，审批流程实行所在单位公示及审批、国际合作部和相关部门复核、学校主管领导批示三级管理模式。系内公示时间需至少5 个工作日，校内门户线上审批流程时长一般为2-3周。
4、因公护照/签证办理
（1）学校主管领导审批通过后，出访任务获得批准。国际合作部将通过邮件下发 “任务批件”至老师们的预留邮箱，请根据国际合作部网站或邮件提供的材料说明准备因公护照、签证材料送至国际合作部派出办，并在国际合作部通知的时间、地点办理指纹采集。
（2）材料审核后将送至教育部受理，因公护照办理需至少5-7个工作日；签证受理时间根据各使馆情况有所差别，一般应提前1-2个月开始办理。
（3）如已经持有因公护照或有效签证，应确认护照有效期从返回之日算起大于180日，签证应为多次有效签证。出国前应购买紧急救援险等境外保险。
（4）如因公出访国涉电子签或免签，请老师们务必留意学校国合部或外事办最新政策提醒。
5、证件领取及保管
（1）国际合作部将通过电话、邮件或者短信等方式通知老师们领取新办的因公护照/签证，请在领取（或代领）时认真核对护照或签证上的姓名、性别、出生年月日、护照号码、签证（出境证）有效期和停留期及出入境次数等信息，确保无误。
（2）根据外事工作要求，因公护照须统一管理，出访任务结束后15日内，处级（含副处级）干部及学校机关职能部门人员须将证件交回国际合作部保管，系内其他教职工交本单位外事办公室统一保管。
6、其他注意事项
（1）3个月以上的因公或因私出访，均使用因私护照出访。
（2）港澳台、外籍老师出访，只需用个人因私证照办理相关的手续，无需办理因公护照。
（3） 60周岁（含）以上出访人员办理因公护照需出具在职证明；65周岁（含）以上出访人员根据需提交体检证明复印件。
（4）职能部门、挂靠单位、群团组织及直属、附属单位人员出访需在报备学校的年度计划内；计划外的出访均需上报主管校领导审批。
（5）因公护照办理、签证预约等手续均须通过我校国际合作部派出办公室办理，严禁私自持用因公护照前往使馆办理手续；严禁持用因公护照私自出境及办理因私事务。
（6）因公外事出访审核严格，请老师们务必在“校园门户-已办事项-我的申请”中密切关注审批进程，确保收到“任务批件/通知书”邮件通知后方可出访，避免违反外事纪律的行为。
如有任何问题，敬请致电咨询：
系外事办公室：62768206；
国际合作部派出办：62759005、62752507；
港澳台派出办公室：62756433。
二、其他事项
1、成果提报
为更好地展现历史学系国际交流的学术成果，敬请短期/长期因公出访的老师们在行程结束后提报相关出访成果至外事办公邮glsxxwsbgs@pku.edu.cn，内容、格式、字数均不限，图文搭配最佳，欢迎老师们积极踊跃投稿！（系官网展示）
2、财务报销
（1）使用学校教科研经费出访
报销流程：校内门户线上提报
门户系统→财务部经费→网报冻结→因公出国（境）
所需材料：护照主页、签证页、出入境页；出国任务批件；邀请函；机票发票、行程单及支付记录等材料。
（2）申请系内经费支持出访
报销流程：北大教育基金会线下报销，无需门户提报
所需材料：基金会报销封面表、基金会出国（境）核销表（基金会专区下载）；发放说明（历史学系支持教师赴海外学术研修活动计划的制度文件）；护照主页、签证页、出入境页；出国任务批件；邀请函；机票发票、行程单及支付记录等材料。
财务报销如有任何问题，敬请致电咨询：
系外事办公室：62768206；
系财务办公室：62754240。
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